Home › Factuurgidsen › Betalingsherinnering sturen: voorbeeldtekst die werkt

Betalingsherinnering sturen: voorbeeldtekst die werkt

Factuurgids · 8 min lezen · bijgewerkt juli 2026

Je stuurt een factuur, de vervaldatum komt en gaat, en er verschijnt niks op de rekening. Bijna nooit is dat kwade wil — meestal is de factuur gewoon zoekgeraakt tussen twintig andere mails, of hij is doorgestuurd naar de boekhouder en daar in een map blijven hangen. Hieronder drie voorbeeldteksten die je letterlijk kunt overnemen: een vriendelijke eerste herinnering, een stevigere aanmaning, en de 14-dagenbrief die wettelijk verplicht is zodra je klant een particulier is. Erbij de bedragen, percentages en regels die erbij horen, zodat je niet zelf hoeft uit te zoeken wat waar thuishoort.

Wanneer stuur je de eerste herinnering

Wacht niet te lang, maar spring ook niet de dag ná de deadline meteen in de aanval. Drie tot vijf dagen na de vervaldatum is een prima moment: de betaaltermijn is overduidelijk verstreken, maar je klant voelt zich nog niet meteen aangevallen.

In de praktijk is negen van de tien te late betalingen gewoon vergeten. De factuur ligt ergens tussen twintig andere mails, of hij is doorgestuurd naar de boekhouder en daar blijven liggen. Ga dus niet meteen uit van onwil — een klant die volgende maand weer iets bij je bestelt, wil je niet met een dreigbrief wegjagen.

Houd de eerste herinnering vriendelijk. Elke stap daarna mag iets strakker, tot je bij de wettelijk verplichte laatste waarschuwing uitkomt.

Voorbeeld 1: de vriendelijke eerste herinnering

Deze mail gaat ongeveer een week na de vervaldatum de deur uit. Kort, zakelijk-vriendelijk, geen dreigementen. Zet het factuurnummer en het bedrag erbij, en stuur de factuur zelf nog een keer mee als bijlage — scheelt een mailtje terug met 'kun je 'm nog een keer sturen'.

Blijft het stil na een week à tien dagen? Dan is het tijd voor de volgende stap.

Voorbeeld 2: de aanmaning met deadline

Geen reactie op je eerste herinnering? Dan wordt de toon zakelijker. Noem een harde deadline — bijvoorbeeld 7 dagen — en zeg erbij wat er gebeurt als die ook verstrijkt: wettelijke rente en eventueel een incassobureau. Dat is geen loze dreiging maar de volgende stap in het proces, en de klant mag dat gewoon weten.

Verwijten horen hier nog niet thuis. Het is een zakelijk bericht, geen afrekening — je wilt je geld, geen ruzie.

Zakelijke klant vs particulier: de verplichte 14-dagenbrief

Bij een zakelijke klant (B2B) mag je na de aanmaning vrij snel doorschakelen naar rente en eventueel een incassobureau. Bij een particulier ligt dat anders: de wet verplicht je om éérst een kosteloze aanmaning te sturen, de zogeheten 14-dagenbrief, voordat je ook maar één euro incassokosten mag rekenen.

Die brief moet twee dingen keihard vermelden — mis je er één, dan is de brief ongeldig en kun je die incassokosten alsnog niet rekenen. Ten eerste het exacte bedrag aan incassokosten dat je gaat rekenen als er niet wordt betaald. Ten tweede een termijn van minimaal 14 dagen die pas ingaat op de dag ná bezorging bij de klant — dus niet geteld vanaf verzending of de ontvangstdag zelf. De Hoge Raad keurde de formulering 'binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd' expliciet goed; tel je krapper, dan kost dat je precies op het verkeerde moment je incassorecht.

Sla je deze stap over en stuur je meteen een incassobureau op iemand af, dan kun je fluiten naar die kosten. Rechters kijken hier streng naar, en terecht: het is een consumentenbeschermingsregel, geen bureaucratisch detail.

Wettelijke rente en incassokosten: wat mag je rekenen

Betaalt een zakelijke klant nog steeds niet, dan mag je wettelijke handelsrente rekenen. Die staat sinds 1 januari 2026 op 10,15% en wordt elk halfjaar — op 1 januari en 1 juli — opnieuw vastgesteld, dus check de actuele stand voor je een bedrag noemt. Bij consumenten geldt een lagere rente; het exacte percentage vind je op rijksoverheid.nl.

De incassokosten die je bij een consument mag rekenen — ná die verplichte 14-dagenbrief — liggen vast in een wettelijke staffel, berekend over de hoofdsom en niet over de rente. Minimaal € 40, maximaal € 6.775.

Bij zakelijke klanten mag je in je algemene voorwaarden een ander incassotarief afspreken, zolang dat redelijk blijft. Zonder zo'n afspraak pakt de praktijk vaak toch dezelfde staffel als richtlijn.

Wat in de praktijk echt werkt

Bellen. Serieus — een telefoontje na de eerste herinnering werkt vaker beter dan een derde mail. Mensen reageren nou eenmaal niet op nóg een mailtje, maar wel op een stem aan de andere kant van de lijn. Bel, vraag rustig hoe het ervoor staat, en bevestig het gesprek daarna kort per mail.

Stuur bij elke herinnering de factuur opnieuw mee, ook als het de derde of vierde keer is. Niemand gaat een oude mailwisseling uitpluizen om het origineel terug te vinden — daar heeft niemand tijd voor.

Herhaal steeds de betaalgegevens: IBAN, bedrag, omschrijving. Hoe minder iemand hoeft te zoeken, hoe sneller er betaald wordt. Gebruik je de gratis factuur-maker, dan staan die gegevens er al netjes op — kopieer ze gewoon over in je herinnering.

Incassobureau of rechter: wanneer stap je door

Reageert een klant na de aanmaning — en bij consumenten na de 14-dagenbrief — nog steeds niet, dan is uit handen geven aan een incassobureau de logische volgende stap. De meeste bureaus werken op no-cure-no-pay en nemen het bellen en schrijven van je over. Loopt het bedrag flink op of blijft een zakelijke klant structureel weigeren, dan kun je naar de kantonrechter (tot € 25.000) of de civiele rechter.

Dat kost tijd en energie, dus zorg dat je administratie op orde is voordat je die stap zet: een factuur die voldoet aan alle verplichte factuurgegevens staat een stuk sterker in een dossier dan een factuur met losse eindjes. Begin je net met facturen sturen, lees dan eerst even hoe je als zzp'er een factuur maakt die klopt.