Home › Factuurgidsen › Factuur maken als zzp'er: zo doe je het goed

Factuur maken als zzp'er: zo doe je het goed

Factuurgids · 8 min lezen · bijgewerkt juli 2026

De eerste factuur die je als zzp'er stuurt voelt altijd groter dan hij is. Staat er wel alles op, klopt het btw-tarief, en durf je 'm eigenlijk wel te versturen? Negentig procent van de twijfel komt niet van slordigheid, maar gewoon van nooit ergens uitgelegd gekregen hebben hoe het hoort. Hieronder het hele traject: van leeg scherm tot verstuurde PDF, en wat je doet als de betaling toch uitblijft.

Wat moet er verplicht op je factuur staan

Een Nederlandse factuur is geen vormvrij briefje. De Belastingdienst stelt eisen, en wil je klant de btw terugvragen, dan moet de factuur er ook echt aan voldoen. In het kort: je volledige naam en adres plus die van je klant, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer (tenzij je onder de KOR valt), een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een concrete omschrijving van wat je hebt geleverd, het aantal en de prijs per eenheid, het btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw.

Er zitten uitzonderingen in. Zo mag je bij bedragen tot € 100 inclusief btw een vereenvoudigde factuur gebruiken met minder verplichte velden — maar niet bij leveringen over de grens. Voor de volledige lijst met randgevallen (particuliere klant, creditfactuur) lees je alle verplichte factuurgegevens. Check hieronder snel of je zelf niets over het hoofd ziet.

Van leeg scherm naar verstuurde factuur: het stappenplan

Nog nooit een factuur gemaakt? Knip het dan op in losse stappen in plaats van in één keer een compleet document te willen tikken — dat laatste werkt bijna nooit.

Begin met de gegevens van je klant: naam, adres en — bij zakelijke klanten of levering binnen de EU — het btw-identificatienummer. Kies daarna je factuurnummer vóórdat je verdergaat, niet achteraf, anders ga je later zitten schuiven. Vul de factuurdatum in en, als je een betaaltermijn hanteert, meteen ook de vervaldatum. Wees concreet in de omschrijving: 'Ontwerp en bouw website, inclusief 2 revisierondes' werkt bij een controle een stuk beter dan 'werkzaamheden juni' — dat laatste roept alleen maar vragen op. Reken het juiste btw-tarief uit, tel het totaal op en controleer dat bedrag nog een keer. Een factuur van € 1.815,00 incl. btw die per ongeluk op € 1.850,00 uitkomt is een typefout die je klant meteen terugkaatst, en terecht. Sla het geheel op als PDF en verstuur 'm.

Wil je dit niet los uitzoeken in Word of een Excel-sjabloon dat je ooit van iemand kreeg? Dan is de factuur-maker sneller: de verplichte velden staan er al klaar, de btw wordt automatisch berekend en je krijgt direct een PDF — zonder account, en je gegevens blijven gewoon in je eigen browser staan.

1. Verzamel de gegevens van je klant (naam, adres, btw-id bij B2B/EU)
2. Kies je factuurnummer
3. Vul factuurdatum en eventueel vervaldatum in
4. Beschrijf de dienst of het product concreet
5. Reken het juiste btw-tarief uit
6. Controleer het totaalbedrag
7. Sla op als PDF en verstuur

Het factuurnummer: geen sier, wel een harde eis

Een factuurnummer lijkt bijzaak, maar is eigenlijk een controlemiddel. De Belastingdienst verwacht een doorlopende, unieke reeks zonder gaten. Ontbreekt factuur 2026-014 tussen 013 en 015, dan is de eerste vraag bij een controle waar die gebleven is. Meestal is het antwoord onschuldig — een geannuleerde order, een creditfactuur — maar je zit wel met extra uitleg die je makkelijk had kunnen voorkomen.

Er zijn een paar systemen die allemaal werken zolang je ze consequent volgt: puur oplopend (1, 2, 3), per jaar (2026-001), of per klant. Kies er één voordat je je eerste factuur verstuurt en verander 'm daarna niet meer — halverwege het jaar wisselen is vragen om gedoe. Twijfel je welk systeem bij jouw situatie past, of wil je weten wat je doet als je toch een nummer overslaat: de uitleg over factuurnummering gaat er verder op in.

Welk btw-tarief reken je — en de twee uitzonderingen

Voor de meeste zzp-diensten geldt gewoon het algemene tarief van 21%. Het verlaagde tarief van 9% en het 0%-tarief gelden alleen voor specifieke categorieën goederen en diensten. Twijfel je of jouw dienst daaronder valt, zoek het dan op bij belastingdienst.nl in plaats van te gokken — een verkeerd tarief moet je later alsnog corrigeren, en dat is meer werk dan het meteen goed doen.

Twee dingen wijken hierop af, en ze worden vaak door elkaar gehaald. Bij btw verlegd reken je bij bepaalde zakelijke leveringen (vaak grensoverschrijdend binnen de EU) zelf geen btw — je zet 'btw verlegd' op de factuur, plus het btw-identificatienummer van je afnemer, en die doet dan zelf de aangifte. Hoe je dat correct verwerkt lees je in btw verlegd op je factuur. Heel anders werkt de Kleineondernemersregeling: blijf je onder € 20.000 omzet per kalenderjaar én meld je je aan bij de Belastingdienst, dan factureer je btw-vrij met de zin 'Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB'. Sinds 1 januari 2025 zit je niet meer vast aan een verplichte deelname van drie jaar, en sinds 2026 zeg je de KOR op elk moment online op. Alles over aanmelden, de grens en wanneer het slim is: de KOR op je factuur.

Versturen en een betaaltermijn afspreken

Een factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering de deur uit — factureer je in juni, dan moet 'm uiterlijk 15 juli verstuurd zijn. In de praktijk stuur je 'm gewoon meteen na afronding van de klus, en dat is ook verstandiger: hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je 'm gewoon vergeet.

Spreek je zelf niets af, dan geldt bij zakelijke klanten (B2B) standaard een betaaltermijn van 30 dagen. Wil je contractueel iets anders afspreken, dan mag dat tot maximaal 60 dagen. Werk je voor een groot bedrijf, dan moet dat jou als mkb'er of zzp'er sowieso binnen 30 dagen betalen, wat er ook in de kleine lettertjes staat. Zet die termijn gewoon expliciet op de factuur ('Te voldoen binnen 30 dagen na factuurdatum') — dat scheelt discussie achteraf, en je hebt meteen een harde datum om vanaf te tellen als je later moet gaan herinneren.

Niet betaald? Dit is de route

Een factuur versturen is de helft van het werk, betaald krijgen is de andere helft — en dat tweede deel wordt nogal eens vergeten. Loopt de betaaltermijn af zonder dat het geld binnen is, stuur dan een vriendelijke herinnering. Niet meteen dreigen, wel duidelijk zijn over de nieuwe deadline. Hoe je zo'n herinnering opbouwt en wat je erna doet als er nog steeds niets gebeurt, staat in een betalingsherinnering sturen.

Blijft betaling bij een zakelijke klant structureel uit, dan mag je wettelijke handelsrente rekenen: die staat per 1 januari 2026 op 10,15% en wordt elk halfjaar (1 januari en 1 juli) opnieuw vastgesteld. Bij consumenten geldt een lager rentepercentage — check het actuele percentage zelf op rijksoverheid.nl voordat je 'm toepast. En bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning van 14 dagen sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Die kosten (de WIK) kennen een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775, berekend over de hoofdsom via een staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% daarboven. Klinkt zwaarder dan het meestal is: negen van de tien late betalingen lossen zich al op met alleen een duidelijke herinnering. De escalatie is voor de uitzondering, niet voor de regel.