Home › Factuurgidsen › Factuurvereisten: dit moet er verplicht op je factuur staan
Factuurvereisten: dit moet er verplicht op je factuur staan
Je stuurt een factuur van € 1.815,00 incl. btw, de klant maakt netjes binnen twee weken over, en toch klopt hij niet — je btw-identificatienummer stond er niet op. Gebeurt vaker dan je denkt bij zzp'ers die zelf factureren. De Belastingdienst hanteert een vaste lijst met verplichte gegevens en is daar bij een controle behoorlijk precies in. Hieronder de checklist die ik zelf aanhoud: wat er sowieso op moet, wat er bij kleine bedragen af mag, en hoe lang je alles moet bewaren.
De verplichte gegevens: check ze allemaal af
Een factuur is meer dan een bedrag met een IBAN eronder. De Belastingdienst kijkt naar twee kanten: wie ben jij, en wie is je klant. Mis je één regel uit onderstaand rijtje, dan is de factuur formeel onvolledig — ook al klopt het totaalbedrag en betaalt de klant gewoon.
| Verplicht gegeven | Wat het inhoudt |
|---|---|
| Naam en adres van je bedrijf | Je handelsnaam of eigen naam plus vestigingsadres — geen postbus. |
| KvK-nummer | Het nummer van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. |
| Btw-identificatienummer (btw-id) | Je eigen btw-nummer, los van je KvK-nummer — vaak vergeten. |
| Naam en adres van je klant | Bedrijfsnaam of persoonsnaam plus adres van degene aan wie je factureert. |
| Factuurnummer | Uniek en opeenvolgend, zonder gaten of duplicaten. |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur opmaakt en verstuurt. |
| Leverdatum | Alleen nodig als die afwijkt van de factuurdatum, bijvoorbeeld bij een project dat al eerder klaar was. |
| Omschrijving en hoeveelheid | Wat je hebt geleverd en in welke hoeveelheid — 'werkzaamheden' is te vaag, '12 uur consultancy website' is goed. |
| Bedrag excl. btw per tarief | Het bedrag zonder btw, apart voor elk tarief dat je toepast. |
| Btw-tarief | 21%, 9% of 0%, per regel of per tarief-groep. |
| Btw-bedrag | Het btw-bedrag zelf, apart per tarief. |
Uiterlijk de 15e — wanneer moet de factuur de deur uit
Je hoeft niet dezelfde dag te factureren als je de klus oplevert, maar er zit wel een harde deadline aan vast: uiterlijk de 15e dag van de maand ná de maand van levering. Lever je op 20 juni, dan moet de factuur op z'n laatst op 15 juli verstuurd zijn.
Werk je met doorlopende diensten — bijvoorbeeld een vast maandbedrag voor onderhoud — dan telt de laatste leverdatum in die periode. Stel het niet te lang uit: hoe later de factuur, hoe later ook je geld, en eerlijk gezegd, hoe groter de kans dat je 'm gewoon vergeet tussen de bedrijven door.
Bij dat factuurnummer moet je trouwens wel opletten: het moet opeenvolgend zijn, zonder gaten en zonder dubbele nummers. Hoe je die reeks opbouwt — en wat je doet als je een factuur annuleert — staat in de gids over factuurnummering.
De vereenvoudigde factuur: mag het ook korter?
Onder de € 100 incl. btw hoef je niet de volledige lijst af te werken. Bij zo'n vereenvoudigde factuur mag je de klantgegevens weglaten en het btw-bedrag als één totaal opnemen in plaats van uitgesplitst per tarief.
Wat er wél altijd op moet blijven staan: jouw naam en adres, de datum, een omschrijving van wat je hebt geleverd en het btw-bedrag (of genoeg gegevens om dat te kunnen berekenen). Dit mag ook bij correctiefacturen.
Eén uitzondering: bij grensoverschrijdende leveringen — dus een klant in een ander EU-land — is de vereenvoudigde factuur niet toegestaan. Dan werk je gewoon de volledige lijst af, hoe klein het bedrag ook is.
Bewaarplicht: 7 jaar, bij onroerend goed 10
Elke factuur die je verstuurt én ontvangt, moet je 7 jaar bewaren. Gaat het om onroerende zaken — denk aan verhuur, verbouwing of aankoop van een bedrijfspand — dan geldt een termijn van 10 jaar.
Digitaal bewaren mag gewoon, zolang het toegankelijk en leesbaar blijft — een PDF in een goed geordende map of boekhoudpakket voldoet prima. Wat niet handig is: alleen een los Excel-bestand met bedragen, zonder de originele factuur erbij. Bij een controle wil de Belastingdienst het document zelf zien, niet jouw eigen samenvatting ervan. En zet je facturen per jaar in een aparte map — een schoenendoos genaamd 'facturen (2) definitief FINAL' kost je op termijn gewoon uren zoektijd.
Een onvolledige factuur is jouw probleem, niet dat van je klant
Een factuur die niet aan de eisen voldoet is niet meteen een ramp, maar wél gedoe. Vergeet je bijvoorbeeld je btw-id, dan kan de Belastingdienst bij je klant de btw-aftrek weigeren — en dan zit die klant met een probleem dat jij had moeten voorkomen. Niet het prettigste telefoontje om te krijgen.
Bij een eigen controle werkt een rommelige administratie ook gewoon tegen je: meer vragen, meer uitzoekwerk, meer kans dat er iets wordt gecorrigeerd. Een factuur met alle verplichte velden erop is de goedkoopste verzekering die je hebt tegen dat soort gedoe — kost je niets, behalve een minuutje extra bij het opstellen.
Veelgemaakte fouten die ik steeds terugzie
Het btw-identificatienummer vergeten is verreweg de meest voorkomende fout — mensen zetten wel hun KvK-nummer erop, maar vergeten dat het btw-id een apart nummer is.
Nummer twee: niet-opeenvolgende factuurnummers. Iemand stuurt factuur 2026-014, en de volgende wordt per ongeluk 2026-012 omdat er een oud sjabloon werd hergebruikt. Bij een controle springt dat er meteen uit — een gat of een terugspringend nummer roept vragen op over wat er met de ontbrekende facturen is gebeurd.
En dan het klassieke vriendenprijsje: een klusje voor een kennis, contant betaald, geen factuur. Snap de verleiding, maar het is gewoon omzet die nergens in je administratie staat — en bij een boekenonderzoek is dat precies het soort gat dat een controleur eruit pikt.
Wil je de hele flow van a tot z doorlopen, inclusief btw-tarieven en KOR? Lees dan de complete gids over factuur maken als zzp'er.
Stel in een paar minuten een factuur op die automatisch aan alle verplichte gegevens voldoet, gratis en zonder account, met de factuur-maker van The Pocket CV.
Maak gratis je factuur →Zonder account · direct als PDF · je gegevens blijven in je browser
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn btw-identificatienummer altijd op de factuur zetten?
Ja, tenzij je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt — dan zet je juist geen btw op de factuur en vermeld je de vrijstellingszin. Val je niet onder de KOR, dan is het btw-id verplicht, los van je KvK-nummer.
Wat als ik een gat in mijn factuurnummers heb laten vallen?
Herstel dat niet door nummers te verschuiven of te hergebruiken — leg gewoon vast waarom het nummer ontbreekt, bijvoorbeeld een geannuleerde factuur. Meer over een sluitende nummerreeks lees je in de gids over factuurnummering.
Is een PDF-factuur per e-mail net zo geldig als een papieren factuur?
Ja. Een digitale factuur telt volledig mee zolang de inhoud aan dezelfde eisen voldoet en je 'm net zo lang bewaart als een papieren versie.
Moet er altijd een aparte leverdatum op de factuur staan?
Alleen als die afwijkt van de factuurdatum. Factureer je op de dag van levering zelf, dan hoef je geen aparte leverdatum te vermelden.
Gelden dezelfde regels als mijn klant een particulier is?
Grotendeels wel, met één groot verschil: aan particulieren ben je meestal niet eens verplicht een factuur te sturen (uitzonderingen zijn onder meer groothandel en de verkoop van een nieuw vervoermiddel naar een ander EU-land). Stuur je er wél een, dan gelden dezelfde eisen — al mag je tot € 100 incl. btw een vereenvoudigde factuur gebruiken waarbij je de klantgegevens weglaat.